France Défi, dont l’une des missions est d’être la fonction Recherche Développement de ces cabinets, démocratise donc le sujet en leur proposant une solution simple, efficace et ciblée.
« Le passage des cabinets vers la dématérialisation des dossiers de travail peut se faire facilement dans la mesure où les changements ne concernent pas les méthodes de travail mais les supports de formalisation des travaux de l’expert-comptable ou du commissaire aux comptes. Notre mission n’est donc pas de changer leurs méthodes mais bien d’accompagner nos adhérents avec un outil efficace qui correspond aux spécificités de leur métier» indique Philippe Cohen, Expert-Comptable et Directeur Technique du groupement France Défi , responsable du projet dématérialisation.
Amorcé en 2004, le projet répond à trois critères principaux : la recherche du gain de productivité, le souhait d’améliorer le partage de l’information mais aussi celui d’avoir une approche plus qualitative de la relation clients.
France Défi propose à ses adhérents une solution simple, efficace et ciblée
1. Elle répond à une problématique métier
En Cabinet, il n’y a pas une gestion électronique de documents (Ged) mais plusieurs qui aujourd’hui cohabitent :
· Factures et relevés de banque sont stockés dans des logiciels de comptabilité ou des logiciels de LAD (Lecture Automatisé de Documents)
· Les Lettres de missions et de relances clients sont souvent hébergées dans un logiciel de GRC (Gestion de Relation Client)
· Les dossiers de commissariat aux comptes sont stockés dans des logiciels d’audits
· Les mails classés dans des logiciels de messagerie
Dans cet environnement, France Défi a fait le choix d’utiliser la dématérialisation du dossier de travail comme architecture de base, à laquelle il est possible de joindre les documents liés à certaines missions complémentaires comme le social, le juridique ou la gestion.
2. Elle propose un outil adapté et accessible à tous
La dématérialisation des dossiers de travail fait appel à plusieurs technologies logicielles et matérielles. Les cabinets de France Défi utilisent des outils basiques (scanner, logiciel Adobe Acrobat Standard et le tableur Excel) mais aussi un logiciel de classement de Fichier « RevGed » spécifiquement développé en interne. Ce logiciel a la particularité d’avoir une arborescence simple, totalement personnalisable et de travailler directement sur les fichiers qui ont été importés sans que ces derniers perdent leur format d’origine et sans intégration dans une base de données propriétaire.
Plus de 40 cabinets d’experts comptables de France Défi utilisent les dossiers de travail dématérialisés
Les adhérents de France Défi sont unanimes, la dématérialisation du dossier de travail est la solution la plus adaptée qui leur permet :
- L’accessibilité immédiate à l’information
- Une plus grande fiabilité des opérations due à une organisation normée
- Une motivation des collaborateurs pour une technique nouvelle
- Une intégration simple dans le système d'information du cabinet
- Un travail "nomade" plus simple
- Une sécurité plus importante par la sauvegarde des données et les possibilités de limitation d’accès aux documents
- L’archivage sur disques, moins gourmand en espace que les rayons d'archives physiques.
« Notre cabinet installé sur 24 sites en région Rhône-Alpes utilise RevGed depuis maintenant 4 ans.
Dossier permanent, Dossier de l’exercice, lettres de mission… tout est dématérialisé. Ceci représente aujourd’hui 460 000 fichiers et 75 Go de données sur plus de 6000 dossiers. L’interface très intuitive de RevGed nous a permis de démarrer très facilement. Le logiciel nous a également permis de normaliser tous nos documents puisqu’il s’appuie sur une base de modèles définie une fois pour toute pour l’ensemble du cabinet. » indique Marc Beggiora Expert-Comptable et Président du groupe Magnin-Gécors, membre de France Défi.
Les cabinets mesurent tous les avantages de la dématérialisation et fidélisent leur clients
Autre avantage apporté par la dématérialisation que les cabinets de France Défi ont très rapidement compris : celui d’une plus grande proximité avec leurs clients. L’approche du métier change et la notion de fidélisation apparaît désormais comme l’un des enjeux pour la majorité d’entre eux.
A travers leur propre portail Internet, les cabinets ouvrent désormais des espaces dédiés, sécurisés et privés, pour chacun de leurs clients leur permettant ainsi d’accéder aux documents de leurs entreprises.
Ces espaces deviennent de véritables lieux d’échanges et de mémoire du client, puisqu’ils permettent une meilleure traçabilité des données et un archivage sécurisé.
La future mission de France Défi sera de développer à moyen terme un outil permettant à chacun des salariés des entreprises clientes d’accéder au site Internet de leur cabinet d’Expert Comptable et de visualiser leur espace personnel : bulletin de salaire, congés, frais…..
« La dématérialisation est sans aucun doute une nouvelle approche de la gestion du travail en cabinets d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, mais c’est aussi l’ère d’une nouvelle dynamique de partage et de fidélisation », souligne Philippe Cohen.
A propos de France Défi
France Défi est le 1er groupement français d’Experts comptables et de Commissaires aux comptes indépendants, dont la vocation principale est d’être la fonction Recherche Développement des Cabinets Indépendants. Il aborde ainsi les fonctions vitales des cabinets ( Métier, Marketing et Management) et s’attache à leur apporter des solutions concrètes ,opérationnelles et innovantes. Créé en 1989, France Défi est membre fondateur d’Euro Défi (Groupement Européen d’experts comptables et de juristes) et représente en France HLB International. Il regroupe aujourd’hui : 2.620 collaborateurs, 130 cabinets indépendants, 486 experts comptables, 244 sites géographiques. France Défi est certifié Iso 9001 depuis novembre 2004
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