Voici déjà plus de 20 ans que l’Hôpital Américain de Paris, situé à Neuilly sur Seine (92), confie l’archivage de ses dossiers patients à LOCARCHIVES - spécialiste de la gestion et de la conservation externalisée de documents

En raison du volume important de dossiers, et face à la montée des prix de l’immobilier, l’Hôpital Américain a préféré externaliser la majeure partie de ses archives et ne consacre qu’une surface limitée au stockage de proximité des dossiers d’hospitalisation (un dossier unique par patient).

LOCARCHIVES assure ainsi la conservation de plus de 100 000 dossiers patients. Chaque fin d’année depuis 1986 - début de la collaboration - LOCARCHIVES prend en charge une année d’archives pour une durée de conservation de 30 ans, soit  près de 8 000 à 9 000 dossiers d’hospitalisation complète.

Chaque jour, l’Hôpital Américain demande le rapatriement des dossiers indispensables au bon déroulement des consultations et des hospitalisations. Les demandes sont traitées via Saga Web, service de gestion en ligne d’archives. LOCARCHIVES assure une disponibilité optimale des dossiers, notamment en cas d’urgence où la restitution est réalisée en moins de 4 heures.

Depuis 1998, chaque dossier se voit attribuer, par l’AHP, un numéro d’identification unique, basé sur l’année de dernière sortie d’un séjour d’hospitalisation.

Cette nouvelle codification facilite le travail d’indexation réalisé par les archivistes de LOCARCHIVES qui devaient, auparavant, ouvrir chaque dossier afin d’identifier ceux à externaliser en fonction de la dernière date de sortie du patient.

Parce que le respect du secret médical constitue une exigence majeure dans le secteur hospitalier, LOCARCHIVES met en œuvre toute une série de dispositions permettant d’assurer la confidentialité des données médicales personnelles : De leur prise en charge à leur restitution pour consultation, les dossiers sont sécurisés, identifiés de façon anonyme, tracés et conditionnés tout spécialement pour les livraisons sous enveloppes opaques.

« Avant ce nouveau système c’était un travail fastidieux pour l’archiviste de Locarchives. Aujourd’hui, la codification complémentaire rend l’externalisation plus facile. Nous sommes très satisfaits de notre collaboration avec LOCARCHIVES qui apporte des solutions performantes et adaptées aux enjeux et contraintes de notre activité », précise Martine Besneux, responsable du service de Gestion des dossiers Médicaux de l’Hôpital Américain.

À propos de l’HÔPITAL AMERICAIN :

Depuis un peu plus d'un siècle, l'Hôpital Américain de Paris a pour vocation de rassembler le meilleur des pratiques médicales françaises et américaines, afin d'offrir à ses patients - français, américains et membres de la communauté internationale résidant en France et à l'étranger - des soins de très haute qualité.

Établissement à taille humaine, l'Hôpital Américain de Paris offre, grâce à ses équipements de haute technicité et au professionnalisme de ses équipes, les avantages d'un grand centre hospitalier, tout en maintenant le privilège d'un service médical personnalisé.

Médecins et personnel soignant sont mobilisés afin de dispenser aux patients les soins les plus attentifs dans un environnement calme et confortable.

À propos de LOCARCHIVES :

LOCARCHIVES, filiale de PLUS SA (CA 80 M€), plus de 30 années d’expérience, est l’une des principales entreprises prestataires de services en France, spécialiste de l’externalisation d’archives et de l’ingénierie documentaire. L’expertise en Record Management, en gestion documentaire et gestion de l’information permet de concevoir et de mettre en œuvre des solutions performantes, globales et évolutives de gestion -forme papier et électronique - pour plus de 3 500 clients professionnels. 

Le chiffre d’affaires 2008 : 30 M€ - 350 salariés - 3500 clients - 6 sites et 15 entrepôts - 3000 km linéaires de rayonnages - Capacité de 30 millions de boîtes d’archives - Plus de 3 millions d’ordres traités par an - Capacité de traitement des flux et de conservation de plusieurs Tera-Octets.

LOCARCHIVES est membre de l’AAF, de l’ARSEG, de l’Aproged, de la FNTC et de PAGE. Certifiée ISO 9001 et NF Service Z40-350 - www.locarchives.fr